Wat kan een gekleurde paperclip doen tegen verzuim binnen een bedrijf

Leuke presentatie vanmorgen van Mariëlle Hooghiemstra-Nuijten van Adrento. Zij is professional organizer voor bedrijven en levert interim officesupport. Rode draad in haar professionele leven: ordenen. Op kleur, op formaat, op werkelijk gebruik. Zijn de monteurs in uw werkplaats altijd hun gereedschap kwijt, of ontbreekt altijd net die schroevendraaier die ze nodig hebben en wordt die dan maar weer bijbesteld? Laat hen eens al het gereedschap dat ze hebben op een groot zeil leggen dat u hebt uitgespreid midden in de werkplaats. Laat hen er vervolgens weer datgene uithalen wat ze echt nodig hebben. Wedden dat er vervolgens een heel aantal gereedschappen overblijft? Een leuk experiment dat Mariëlle is aangegaan bij een bedrijf en waarvan ze zag dat het werkte: medewerkers kwamen vervolgens zelf met oplossingen om spullen niet meer kwijt te raken.

E-mailverkeer, ook zo'n ordeverstoorder. Althans, dat kan het zijn. Tips: beperk het aantal mensen dat je in cc vermeldt (denk eens aan de tijd die het kost om iedere cc'er het bericht te laten lezen. Is dat echt nodig?) Wil je dat iemand direct actie onderneemt? Bel dan of kom even langs. Beperk het aantal keren per dag dat je je e-mail bekijkt en verwerkt en laat dat je collega's ook weten. Andere tips: zet een korte boodschap in de onderwerpregel en laat die afsluiten met 'eom' (end of message), dan weet de ontvanger dat hij/zij het berichtje niet meer hoeft te openen. Verandert gaandeweg het mail-onderwerp? Pas de onderwerpregel dan aan. Wel zo handig als je iets terug wilt zoeken!

O ja, Mariëlle heeft het niet genoemd - of het is me ontgaan - maar Adentro is Spaans voor 'binnen'. Zaken intern dus op orde hebben. En daarmee begint externe communicatie.

Maar dat is weer een ander vak.

Aly Breemhaar